Hinweise zu Compliance-Verstößen werden ernst genommen und professionell bearbeitet. Durch Einhaltung des Datenschutzes wird gewährleistet, dass Hinweisgeber*innen kein Schaden entsteht. Die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) ist umfänglich sichergestellt.

Hinweise auf mögliche Compliance-Verstöße können an die Vertrauensperson gerichtet werden:

Frau Regine Kanis
E-Mail: compliance@awo-sok.de

Erhält die Vertrauensperson einen Hinweis auf Compliance-Verstöße, erfragt sie zuerst das Einverständnis des/der Hinweisgeber*in, ob der Hinweis anonym oder offen weitergegeben werden darf. Es erfolgt eine nicht juristische Vorprüfung, ob es sich um einen Regel- oder einen Rechtsverstoß handelt. Die Informationen werden an die Compliance-Beauftragten, hier die Revisoren des AWO Kreisverbandes Saale-Orla e. V., zur Bearbeitung und Entscheidung weitergegeben.

Die hinweisgebende Person erhält eine Rückmeldung zur abschließenden Bearbeitung des Hinweises.

Leitungskräfte sind grundsätzlich dazu verpflichtet, Hinweise ernst zu nehmen und keinerlei Nachteil gegenüber Hinweisgebenden entstehen zu lassen.

Erhält eine Leitungskraft einen Hinweis auf Compliance-Verstöße, so dokumentiert sie diesen im entsprechenden Formular des QM-Systems. Erfolgte der Hinweis nicht anonym, so gibt die Leitungskraft der hinweisgebenden Person binnen 7 Tagen eine Rückmeldung als Eingangsbestätigung.

Der Hinweis wird zur Beratung und Bearbeitung an die Vertrauensperson weitergegeben. Darüber ist die hinweisgebende Person zu informieren. Ausnahme: Wenn sich der Hinweis auf die Vertrauensperson oder Compliance-Beauftragten bezieht, wird die Geschäftsführung informiert. 

Die Compliance-Beauftragten prüfen jeden Hinweis dahingehend, ob es sich um eine klassische Beschwerde oder einen Regel- bzw. einen Rechtsverstoß handelt. Klassische Beschwerden werden an den betreffenden Bereich zur eigenständigen Bearbeitung im Sinne des Beschwerdemanagements übergeben. Besteht ein begründeter Anfangstatbestand der Rechtsverletzung, beziehen die Compliance-Beauftragten zur weiteren Untersuchung die Geschäftsführung und die Vertrauensperson ein. Ausnahme: Bezieht sich der Hinweis auf die Geschäftsführung, wird der*die Vorsitzende des Aufsichtsrates sowie deren Stellvertretung einbezogen. 

Nach sorgfältiger Untersuchung des Hinweises setzt die Geschäftsführung Konsequenzen gegenüber der Person/Stelle, die den Compliance-Verstoß verübt hat, um. Dies können arbeitsrechtliche Sanktion (z. B. sofortige Freistellung) oder/und Antrag auf Strafverfolgung, Aufklärung durch Staatsanwaltschaft sein.  

Fallbezogen und zusammenfassend für jedes Halbjahr berichten die Compliance-Beauftragten gegenüber der Geschäftsführung und dem Aufsichtsrat.

Die Daten der hinweisgebenden Person werden ausschließlich für folgende Fälle aufgenommen und verwendet:

• Person wünscht eine Rückmeldung zur Bearbeitung und/oder
• Person steht für weitere Aussagen bereit, z. B. als Zeug*in.

Innerbetriebliche Vertraulichkeit der Informationen kann durch die Compliance-Beauftragten zugesagt  werden. Vertraulichkeit gegenüber Ermittlungsbehörden kann nicht garantiert werden. Es besteht eine aus der Treuepflicht der Compliance-Beauftragten resultierende Handlungspflicht bei der Kenntnis von Rechtsverletzungen.